Преимущества внеофисного хранение документов для организаций

03.12.2015 | Служба новостей Росфирм

Внеофисное хранение документов для организаций

Какие задачи решает внеофисное хранение документов

Каждая средняя и крупная компания работает с документацией, хранение которой вызывает проблемы, связанные с обслуживанием архивной площади, конфиденциальностью и быстрым поиском.  Внеофисное хранение документов качественно решить эти задачи.

Чем выгодно удаленное хранение документов

Архивное хранилище, расположенное в специальном помещении, вне зоны компании или предприятия гарантирует защиту документов от конкурентов, рейдеров и органов государственного контроля, а также экономит силы, время и финансы владельцев важных бумаг. Кроме этого, внеофисное хранение имеет ряд таких преимуществ:

• Быстрый доступ к необходимой документации.
• Не  требуются люди, обслуживающие фонд.
• Наличие электронного архива и сохранение сканированных копий.
• Управление доступом в архив интерактивно, он лайн.

Архивное хранение документов происходит в помещениях с определенным уровнем влажности и установленным температурным режимом, что предотвращает порчу ценной документации. 

Удобно ли хранить документы в электронном виде

Хранение бухгалтерских документов в электронном виде более выгодно, чем на бумаге.

Выгоды электронного хранения бухгалтерии

• На поиск нужной справки или отчета тратится минимум времени.
• Электронная документация храниться бессрочно, не плесневеет, не рвется, не повреждается.
• Легко делается неограниченное число копий.
• Фондом легко управлять и обновлять, изымая устаревшее и добавлять новое.

У электронного архива один недостаток, на данный момент официально такую документацию использовать нельзя, но это вопрос будущего.

Рынок архивных услуг на территории России

Компании, предоставляющие архивные услуги подразделяются на государственные, негосударственные, ведомственные, муниципальные, все они обеспечивают эффективное хранение документации в надлежащих условиях. Все аутсорсинговые компании предоставляют такие услуги, как составление описей, проведение экспертиз, отбор и уничтожение документов, продажа расходных материалов, ведение электронного архива.

На территории России архивные услуги представлены сотней компаний, каждая из которых стремится к расширению. По словам экспертов, стремление занять все больше места на рынке приводит к поглощению малых компаний крупными, стремительно развивающимися и овладевающими новыми технологиями. Активно осваиваются интернет - технологии, появляются новые виды услуг, такие как работа с копиями документов и их отправка клиенту электронной почтой. Кроме этого, по заказу клиента обслуживаются счета и предоставляется постоянный доступ к закрытой информации.

Архив организации вне офиса услуга востребованная не только на крупных предприятиях, но и в малом бизнесе, так как депозитарное хранение позволяет сократить расходы на аренду дополнительных площадей, наем и обучение персонала, а также оплату труда архивариусов. Заключив договор на вне офисное хранение, клиент может быть уверен в конфиденциальности и сохранности ценных бумаг.

 Авторы статьи: http://sovetnikgroup.com/services/offsite_storage/

Предыдущая | Следующая